退職前に引き継ぎは円満退職に必須!流れやポイントを解説します!

円満退職するために

転職先や退職日が決まれば、もう退職後のことで頭がいっぱいになりがちですよね。

しかし、退職する前にやるべき重要なミッションがあります。それが「後任者への引き継ぎ」です。

退職するなら円満に。後の人に自分の仕事を引き継ぐことは、社会人として当然に責任です。

退職後に「あの人のせいで本当に困る!」などと言われないよう、引き継ぎをしかりして、すっきりと旅立ちましょう。

この記事では、そんな引き継ぎの重要性やポイントなどを解説していきます。

貢献者への引き継ぎはなぜ必要?その理由を解説

今の仕事に就いたとき、引き継ぎなんてしてもらえなくて、とても苦労した・・

退職するにあたって、自分の仕事を後任の人に引き継ぐのは当然のこと。

理由は3つあります。

引き継ぎが必要な3つの理由

・仕事は会社の一員として行っているものだから

・退職という個人的な理由で、他人に迷惑をかけてはいけないから

・それまで自分が構築してきた仕事のやり方などが無駄になるから

自分がしている仕事は、会社の一社員として与えられたもの。お金や機密事項にも関わります。

1人で勝手に終わらせるものではありません。

たった1人で全てをこなしている人もいるかもしれませんが、多くは社内の誰かと関わって仕事をしていますし、その会社の1員として、取引先や顧客とやり取りしています。

引き継ぎをせず、自分がいなくなれば、社内外の人にも迷惑がかかるだけでなく、会社の信用問題にもなりかねません。

また、引き継ぎをしないと別の人のやり方で1から始めることになり、自分がそれまでせっかく苦労して積み上げてきたものも無駄になってしまう可能性が高いのです。

周りから見た、自分の社会人・業務担当者としての評価も下がってしまいます。

では、どんなこどが問題になるのでしょう?

引き継ぎをしないことで後任者がわからず困ること

・どの仕事がどこまで進んでいるか

・商談や取引の相手が誰なのか

・仕事をどんな風に進めていきたいのか

・今後はどのような予定を組んでいたのか

・必要な書類はどこに保管されているのか

同じことを繰り返したり、質問したりすると、後任者はクライアントから「引き継ぎをちゃんとしていないのか」と、責められたり、することも。

そもそも「引き継ぎは義務じゃない」と思ったら大間違い

引き継ぎはどう行う?後任への引き継ぎの流れやポイント

実際に引き継ぎをすることになった場合、何から始めればいいのでしょうか。

ここでは引き継ぎの流れをおさえておきましょう。

まずは引き継ぎの大まかなスケジュールを立てる

退職までの通常業務と引き継ぎ、このどちらにも支障ないよう、あらかじめ大まかでもスケジュールを立てましょう。

遅くとも退職3日前には引き継ぎが完了するように逆算して考えるのがおすすめです。

引き継ぎのスケジュール項目

1、資料や名刺などの整理

2、引き継ぐ案件や情報の整理

3、業務マニュアル

4、後任者への口頭説明

5、後任者とともにあいさつ回り

まずは、身の周りを整理整頓します。引き継ぎが必要なものとそうでないものを選択してからすすめると、効率や良いですよ。

引き継ぐ案件の数・引き取り先の数などを考えていつまでにどこまでに終わらせるかのスケジュールを決めたら、上司や後任担当者にそのスケジュールを確認してもらいましょう。

日数が足りなそうな場合、優先順位をつけて「最低限ここまでは伝える」と、決めておくとよいですよ。

引き継ぎは、口頭だけではなく業務マニュアルを作っておくのがおすすめ。

細かく記載しておけば、後になって後任者が困ったときにも見られて便利です。

引き継ぎが最後まで出来なかった場合、ちゃんとした業務マニュアルがあれば安心です。

業務マニュアルにはなるべくたくさんの情報を記載する

引き継ぎで渡す業務マニュアルは、データで作るのがおすすめ。

上司など社内の人と情報共有ができますし、次の人の引き継ぎにも応用できます。

ただし、個人情報が含まれる場合は、扱いには十分な注意が必要です。

業務マニュアルには、次のようなことを記載しておきましょう。

業務マニュアルの記載内容例

・各業務の目的

・各業務の流れ

・クライアントに定期的な報告

・その業務に関する社内外の関係

・資料や必要データの保管場所

業務の内容によって、案件ごと、クライアントとスケジュール一覧など、後任の人がわかりやすい・見やすいマニュアルを作ってあげて下さい。

たとえば、経理の仕事なら、「毎日すること」「毎月すること」「毎年すること」に分けると分かりやすくなります。

営業であれば、単なる業務内容だけでなく、顧客の趣味、正確、自分が入手したちょっとした情報や相手とのコミュ二ケーションのコツなども教えてあげると親切です。

後任者とのコミュ二ケーションをしっかりと取る

マニュアルを作って説明するだけではなく、後任者とのコミュ二ケーションもしっかりと取りましょう。

自己都合で退職する場合、相手には「なぜ私が」「こんな時期に」「おかげで仕事が増える」など、さまざまなマイナス感情を持たれている可能性もあります。

社外への引き継ぎ報告(後任者の紹介)も忘れずにしよう

顧客や取引先など、社外の人へは、退職する旨を連絡するほか、後任担当者の紹介をしておくのが礼儀でありマナーです。

できるだけ、後任者と一緒にあいさつに行きましょう。

後任担当者が決まったら、まずは電話で連絡を入れます。その電話で、退職することや後任者のこと、改めて後日あいさつに行くことを伝えます。

あいさつには、菓子折りを持っていくのがおすすめです。

これまでの感謝と担当が変わることへのお詫び、後任の紹介をしてください。

引き継ぎの連絡もなく、退職してしまうと、個人だけでなく会社への信頼が損なわれます。

相手に「ウチの会社は軽く見られているんだな」と、思われ、後任者は仕事がやりにくいでしょう。

営業であれば、その後の取引を別の会社に移されてしまう、なんてことも珍しくありません。

社外の相手にも、最後まで失礼のないようにしましょう。

最後まで誠実さを忘れずに行う引き継ぎこそ、円満退職の秘訣!

退職の引き継ぎは、退職前の最後の第仕事です。

後任者やクライアントに迷惑をかけないよう、丁寧に引き継ぎを行いましょう。

辞める理由がなんであれ、行うことはきちんと済ませて立ち去るのが社会人としての常識です。

仕事でだんな工夫をしていたか、どれだけ頑張ってきたかを自分で振り返ったり、後任者に知ってもらったりするチャンスでもあります。

すっきりと次の職場に移るためにも、スケジュールを立て、マニュアルを作り、完璧に引き継いで円満退職をして下さい。

タイトルとURLをコピーしました